So geht das Meeting gut los: der Zu-Hörtest.

Das Meeting steht an. Entscheidungen sind zu treffen. Mehrere Menschen haben sich den Termin frei gehalten und sich inhaltlich vorbereitet. Die Agenda wurde rechtzeitig zur Verfügung gestellt, ebenso die wesentlichen Unterlagen. Alle Teilnehmer sind im aktiven Zuhören geschult und schaffen eine offene und wertschätzende Meetingkultur. Das Meeting erfolgt nach Plan, die Zeiten werden eingehalten, die Ergebnisse dokumentiert.

Zwei Wochen später: Verwirrung bei den Teilnehmern. Zwei der Beteiligten haben zentrale Inhalte offenbar nicht verstanden. Die Umsetzung der zugeordneten Aufgaben geht nicht in die Richtung, wie die Mehrheit sie verstanden hatte. Zum Protokoll entstehen jetzt widersprüchliche Aussagen.

So etwas kann nicht nur passieren, es geschieht nahezu täglich. Und beruht manchmal auf einem einfachen Fehler: wir gehen davon aus, dass alle Teilnehmer sich auf die Sache konzentrieren können.

Was aber, wenn zuhause der Umzugwagen steht? Ein Kind im Krankenhaus ist? Kurzfristig ein Kredit her muss, weil letzte Woche das Dach undicht wurde? Oder vorhin beim Mittagessen eine Plombe rausgefallen ist?

Der Punkt ist: In Meetings treffen sich Menschen. Und gerade wenn Meetings gut vorbereitet sind und die Erwartungen hinsichtlich der Ergebnisse feststehen, wird meist übersehen, dass sich die meisten von uns nicht von alltäglichen Sorgen frei machen können.

Wenn Sie ein Meeting leiten, können Sie dagegen wenig tun. Auf der anderen Seite sind Sie auf die Konzentration und Mitarbeit Ihrer Teilnehmer angewiesen.

Probieren Sie doch mal in Ihrem Meeting einen neuen Einstieg und fragen Sie die Teilnehmer zu Beginn, wie es ihnen geht. Daumen nach oben heißt: alles in Ordnung, nach unten: mir geht es nicht gut. Dieser Zu-Hörtest liefert Ihnen sofort ein Stimmungsbild, und wenn alle Daumen nach oben zeigen, können Sie loslegen. Erhalten Sie dagegen andere Zeichen, lohnt sich eine Nachfrage. Eventuell reicht es, den Umstand zu kennen. Oder Sie entscheiden, den Meetingablauf umzustellen und der einen oder dem anderen „freizugeben“.

In der Praxis hat sich dies bewährt. Eine Investition von nur einer Minute in den Zu-Hörtest kann die Voraussetzungen für ein gelungenes Meeting deutlich erhöhen. Und wer würde – auch im Meeting – nicht gerne als Mensch wahrgenommen werden?