Meetings ohne Protokollzwang

Mindestens die Hälfte der Besprechungen in Unternehmen sind schlecht organisiert oder überflüssig. Darin sind sich Mitarbeiter, Chefs und Berater einig: Im Internet finden sich entsprechende Aussagen bereits seit mehr als 15 Jahren, zusammen mit angeblich vermeidbaren Kosten in Millionenhöhe.

Unternehmen könnten also schon längst an Besprechungen sparen und alle Beteiligten glücklicher machen? Großartig! Nur warum ändern sich dann die Aussagen über einen so langen Zeitraum nicht? An Ideen, wie Meetings sinnvoll begrenzt werden können, herrscht im Web kein Mangel.

Die gute Nachricht: es gibt bereits in vielen Unternehmen Maßnahmen zur Begrenzung und Strukturierung von Meetings. Die weniger gute Nachricht: demgegenüber steht die steigende Vernetzung von Unternehmen (mehr Abstimmungsbedarf), die Spezialisierung von Produkten und Dienstleistungen (mehr Erklärungsbedarf) und die überwältigende Nachfrage nach Informationen in Echtzeit (mehr von allem).

Für die Bewertung von Meetings hilft aber auch eine andere Sichtweise: Manche Meetings sind formal notwendig, andere für den Betriebsablauf sinnvoll. Daneben gibt es jedoch auch einige Meetings, die sich nicht zuordnen und nur wenig systematisieren lassen. Sie abzuschaffen wäre unsinnig, denn es gibt Situationen, in denen persönliche Treffen auch ohne Protokollzwang notwendig sind. Da hilft dann auch keine Checkliste zur Vorbereitung und Durchführung, mit Agenda, Zeitplan und Maßnahmenliste.

Zum Beispiel wenn es um ein erstes Gespräch mit einem Interessenten oder Partner geht. Nicht selten ist in dieser Situation die Übereinstimmung von Einschätzungen und Werten ausschlaggebend für  die weitere Zusammenarbeit. Mag sein, dass das einzige Ergebnis ein gutes Gefühl ist (oder eben nicht) und die ursprünglich angesetzten 90 Minuten zu drei Stunden werden. Das Ziel wäre dennoch erreicht.

Oder ein Zusammenkommen, um Vertrauen zu schaffen. Das ist der Grund, warum bei größeren Änderungen in der Organisation oder ihrem Umfeld der direkte Dialog mit Mitarbeitern und Partnern unerlässlich ist. Wenn Verantwortliche etwas Wichtiges persönlich und diskussionsbereit mitteilen, zeigen sie Respekt und Wertschätzung für die Adressaten (vor allem, wenn sie selbst „hingehen“ und nicht „kommen lassen“).

Wirklich gut eignen sich persönliche Treffen auch für den Austausch von Erfahrungswissen – gerade wenn Mitarbeiter regelmäßig bei ihren Kunden oder an anderen Standorten arbeiten. Und nicht zuletzt schadet es dem Chef in keiner Weise, wenn er sich mitunter die Meinungen von Mitarbeitern, Kunden und Partnern einholt, um eigene Denkfehler zu vermeiden.

Die genannten Beispiele entsprechen nicht der üblichen Vorstellung von Meetings und laufen daher „unter dem Radar“. Es lohnt sich aber, in der jährlichen Terminplanung der formalen und betrieblichen Meetings dafür ausreichend Raum zu lassen. Erstens, um zu wissen, ob überhaupt noch was geht. Und zweitens, weil früh geblockte Termine und nicht zu eng getaktete Termine entstressen.

Also: Ja zum Meeting ohne Protokollzwang. Zum Austausch von Wissen, Erfahrungen, Informationen, Meinungen und Haltungen. Zur bewussten Verwendung unproduktiver, d.h. nicht verrechenbarer Zeit.