Vom Umgang mit der E-Mail-Manie

Eine gute Nachricht für alle, denen die E-Mail-Manie zu viel wird: der Anstieg beim E-Mailversand geht zurück! In den letzten Jahren lag die prozentuale Zunahme nur noch im einstelligen Bereich.

So recht mag dennoch keine Freude aufkommen: Wenn man den Statistiken glauben darf, wurden 2016 allein in Deutschland fast 600 Milliarden E-Mails versendet, den üblichen Spam noch nicht mal eingerechnet. Im Durchschnitt dürften es rund 40 E-Mails sein, die täglich im elektronischen Eingangskorb landen, bei Führungskräften und an Kundenkontaktpunkten ist es auch gerne mal eine dreistellige Zahl. Es gibt bereits Unternehmen, die deshalb eine „Null-Email-Politik“ ausgerufen haben.

Netter Versuch, aber: keine Chance! Die Software ist weit verbreitet und im Prinzip kostenlos. E-Mails sind mittlerweile nicht nur als Kommunikationsmittel, sondern auch als Geschäftsbrief anerkannt. Sie sind deutlich schneller als Papierbriefe (heute auch als Schneckenpost bezeichnet). Und es ist einfach praktisch, eine E-Mail zu senden, wenn man jemanden nicht erreichen kann. Kurz: E-Mails kommen einem weit verbreiteten Kommunikationsbedürfnis entgegen.

Konkurrenz erhält die E-Mail zunehmend von Messengern, Collaboration Tools, Workflowsystemen und Wikis, also von weiteren Plattformen für den Austausch von Texten, Bildern und Sonstigem. Wer E-Mails abschaffen möchte und gleichzeitig diverse andere Kanäle öffnet, vereinfacht lediglich die Anwendung. Die Zahl der täglichen Kommunikationsanstöße steigt jedoch insgesamt weiter an.

Solange die E-Mail das vorherrschende Instrument für den Austausch in Echtzeit ist, kommt man um Vorgaben für ihre Nutzung kaum herum. Zur Entlastung eignen sich insbesondere die folgende drei Spielregeln:

  1. Verzichten Sie darauf, Adressaten „in Kopie zu setzen“ (CC- und BCC-Felder). Wenn Empfänger eine E-Mail für ihre Tätigkeit benötigen, sollten sie auch direkt adressiert werden.
  2. Schreiben Sie in die E-Mail, warum der Adressat sie erhält bzw. was Sie erwarten. Wenn möglich, erleichtern sie dem Empfänger die schnelle Beantwortung durch einfache Fragen.
  3. Halten Sie E-Mails kurz und fokussieren Sie auf die wesentlichen Inhalte. Bei Erklärungsbedarf geben Sie nur die zentrale Aussage an und verweisen für weitere Informationen auf den Fundort.

Regeln für E-Mails aufzustellen, ist allerdings nur der erste Schritt zur Eindämmung der E-Mail-Manie. Die Änderungen werden erst dann wirksam, wenn die Empfänger der E-Mails die Regeln konsequent anwenden (dürfen): Zum Beispiel alle Mails, bei denen sie in CC stehen, automatisch in einen Ordner „CC“ umleiten. Oder alle Mails, aus denen nicht hervorgeht, warum sie angeschrieben werden, in einen Ordner „Info“ verschieben und erst mal nichts tun. Erst recht die Mails (egal von wem), die mit dem Kürzel „fyi“ beginnen. Und dann das Wichtigste: die verschobenen Mails nur lesen, wenn Zeit ist.

Zumindest innerhalb einer Organisation oder einem Netzwerk lässt sich die E-Mailverwendung auf diese Weise deutlich verschlanken. Wer dies einmal erlebt hat, mag die gewonnene Freiheit und Klarheit auch nicht mehr missen.